Team building je priložnost, da sodelavci nekaj časa preživite zunaj običajnega delovnega okolja, se bolje spoznate in skupaj doživite nekaj novega. Ko izberete lokacijo, aktivnosti in termin, pa ostane še eno zelo praktično vprašanje: kako boste vse zaposlene spravili na cilj in pozneje varno nazaj?

Prevoz se na prvi pogled morda zdi manj pomemben del organizacije, vendar lahko precej vpliva na potek celotnega dne. Če se zaposleni na lokacijo odpravljajo vsak s svojim avtomobilom, morate usklajevati prihode, parkiranje in morebitne zamude. Pri skupinskem prevozu je organizacija praviloma preprostejša, saj lahko določite skupno uro in mesto odhoda, nato pa pot nadaljujete skupaj.

Ena od možnosti so kombi prevozi, ki so še posebej praktični pri manjših in srednje velikih skupinah. Da bo potekali brez nepotrebnih zapletov, je dobro nekaj časa nameniti načrtovanju. Poglejmo, kaj morate preveriti od prvega zbiranja informacij do dneva odhoda.

Kdaj je kombi prevoz primerna izbira za team building

Velikost skupine in značilnosti poti

Pri izbiri prevoza najprej poglejte, koliko ljudi se bo team buildinga dejansko udeležilo. Pri manjši skupini je lahko najem velikega avtobusa nepotreben, vožnja z več osebnimi avtomobili pa pomeni več voznikov, več usklajevanja in pogosto tudi več težav s parkiranjem. Kombi je zato lahko priročna vmesna možnost.

Pomembna pa ni samo velikost skupine. Razmislite tudi o poti. Če se odpravljate na lokacijo zunaj mesta, do turistične kmetije, športnega centra ali izhodišča za aktivnosti v naravi, preverite dostop in možnosti parkiranja. Manjše vozilo je lahko na določenih lokacijah bolj praktično od avtobusa.

Upoštevajte tudi prtljago. Skupina osmih sodelavcev, ki gre na enodnevni kulinarični team building, ima drugačne potrebe kot osem ljudi, ki s seboj prevaža pohodniško, smučarsko ali drugo športno opremo. Zato kapacitete vozila nikoli ne ocenjujte samo po številu sedežev.

Kombi, osebni avtomobili ali avtobus?

Vsaka možnost ima svoje prednosti. Pri zelo majhni skupini in kratki poti so osebni avtomobili lahko povsem smiselni. Če imate veliko udeležencev, je pogosto boljša izbira avtobus. Kombi pa pride do izraza predvsem takrat, ko želite manjšo skupino prepeljati skupaj, ne da bi za to potrebovali veliko vozilo.

Možnost	Primerna predvsem za	Glavna organizacijska značilnost
Kombi	manjše in srednje skupine	skupinska vožnja in dobra prilagodljivost
Osebni avtomobili	zelo majhne ali razpršene skupine	več individualnega usklajevanja
Avtobus	večje skupine	velika kapaciteta in manj posameznih vozil

Pri končni odločitvi zato ne glejte samo cene. Upoštevajte celoten potek dneva, število ljudi, lokacijo in to, koliko organizacije želite prevzeti sami.

Katere podatke zbrati pred rezervacijo prevoza

Preden začnete iskati prevoz, si pripravite osnovne informacije o dogodku. Tako boste ponudniku lažje razložili, kaj potrebujete, hkrati pa boste dobili natančnejšo ponudbo in se izognili poznejšemu spreminjanju dogovora.

Začnite pri številu udeležencev. Če prijave še niso dokončne, določite čim bolj realno oceno in preverite, do kdaj lahko ponudniku sporočite končno število. Nato določite kraj odhoda, destinacijo, okvirno uro prihoda in predvideno uro povratka.

Pred povpraševanjem oz. rezervacijo je dobro imeti pripravljene predvsem naslednje podatke:

• število potnikov in datum dogodka,
• lokacijo ter predvideno uro odhoda in vrnitve,
• končno destinacijo in morebitne vmesne postaje,
• količino prtljage oziroma posebne opreme,
• morebitne posebne zahteve skupine.

Predstavljajte si na primer, da organizirate team building za deset zaposlenih. Šest jih dela na sedežu podjetja, štirje pa prihajajo iz drugega kraja. Namesto da prevoz začnete načrtovati šele nekaj dni pred dogodkom, že vnaprej določite, ali se bodo vsi zbrali pred podjetjem ali potrebujete dodatno vstopno točko.

Dobro je tudi, da komunikacijo s prevoznikom vodi ena oseba. Če različni sodelavci ponudniku sporočajo različne ure, lokacije ali število udeležencev, lahko hitro pride do nesporazuma.

Kako izbrati ustrezen kombi in ponudnika prevoza

Kapaciteta vozila ni edino merilo

Ko veste, koliko oseb potuje, lahko začnete iskati ustrezno vozilo. Pri tem naj vas ne zanima samo podatek o številu sedežev. Vozilo je lahko po številu sedežev dovolj veliko, vendar to še ne pomeni, da bo v njem dovolj prostora tudi za vso prtljago.

To postane še posebej pomembno pri aktivnih team buildingih. Če s seboj vzamete večje torbe, športno opremo ali druge pripomočke, to omenite že ob povpraševanju. Pri daljši poti je pomembno tudi udobje, saj je razlika med dvajsetminutno vožnjo in večurnim potovanjem precejšnja.

Pomislite tudi na sestavo skupine. Če veste, da kdo potrebuje nekoliko lažji dostop do vozila ali imate druge posebne zahteve, jih je bolje preveriti vnaprej kot šele ob prihodu kombija.

Več o tem, kako izbrati pravi kombi za vaš prevoz.

Kaj preveriti pri ponudniku

Pri ponudniku prevoza preverite, kaj njegova ponudba dejansko vključuje. Dve ponudbi z različnima cenama namreč nista nujno neposredno primerljivi. Ena lahko že vključuje stroške voznika, cestnin in čakanja, druga pa ima nekatere od teh postavk obračunane posebej.

Vprašajte tudi, kako so urejene morebitne spremembe. Pri team buildingih se lahko število udeležencev spremeni, program se lahko podaljša ali pa morate zaradi vremena prilagoditi uro odhoda. Dobro je vedeti, do kdaj so takšne spremembe mogoče in ali vplivajo na ceno.

Pomembna je tudi jasna komunikacija. Če že med pripravo ponudbe težko dobite natančen odgovor glede vozila, termina ali pogojev storitve, boste težje načrtovali tudi druge dele dogodka.

Načrt poti, zbirnega mesta in časovnice

Določitev zbirnega mesta

Najbolj praktično zbirno mesto ni nujno tisto, ki je geografsko najbližje vsem zaposlenim. Pomembneje je, da ga večina enostavno najde, da je dostopno in da omogoča varen vstop v vozilo.

Pogosta rešitev je odhod pred sedežem podjetja, vendar to ni vedno najboljša možnost. Če je pisarna v središču mesta, kjer kombi težko ustavi, je lahko bolj smiselno določiti bližnje parkirišče ali drugo dostopno točko.

Pri zaposlenih, ki prihajajo iz različnih krajev, lahko razmislite o dodatnem postanku. Vendar z njimi ne pretiravajte. Če mora voznik pred začetkom dejanske poti obiskati pet različnih naslovov, lahko že samo zbiranje skupine traja precej časa.

Realističen urnik

Časovnico je najlažje načrtovati od cilja nazaj. Če se aktivnost začne ob 10. uri in želite biti na lokaciji ob 9.45, najprej ocenite trajanje vožnje, nato dodajte primerno časovno rezervo in čas za vkrcanje.

Če navigacija kaže uro in deset minut vožnje, odhoda ne načrtujte natanko uro in deset minut pred začetkom programa. Promet, iskanje ustreznega vhoda, postanek ali nekaj minut zamude pri odhodu lahko hitro porušijo načrt.

Praktično lahko časovnico sestavite po naslednjem zaporedju: želeni prihod → časovna rezerva → predvideno trajanje vožnje → vkrcanje → ura zbiranja. Tako boste lažje določili čas, ki ga zaposlenim sporočite kot uro prihoda na zbirno mesto.

Stroški kombi prevoza in načrtovanje proračuna

Cenovno so prevozi s kombijem odvisni od konkretne poti in storitve, zato je težko določiti eno številko, ki bi veljala za vsak team building. Na strošek lahko vplivajo razdalja, trajanje najema, tip vozila, število postankov, čakanje, cestnine, parkirnine in druge okoliščine.

Zato je koristno, da že pri povpraševanju čim natančneje opišete načrt. Če potrebujete prevoz zjutraj, voznik pa vas mora po koncu programa zvečer odpeljati nazaj, to jasno navedite. Prav tako povejte, če pričakujete, da bo vozilo oziroma voznik med programom čakal na lokaciji.

Pri primerjavi ponudb preverite predvsem:

• kaj je vključeno v navedeno ceno,
• ali se dodatno obračunava čakanje,
• kako se obravnavajo dodatni kilometri ali več postankov,
• ali so cestnine in parkiranje vključeni,
• kakšni so pogoji ob spremembi ali odpovedi.

Za interno načrtovanje lahko izračunate tudi okvirni strošek na udeleženca. Če skupni prevoz stane na primer 400 € in potuje deset zaposlenih, je strošek 40 € na osebo. Takšen izračun vam omogoča lažjo primerjavo z drugimi možnostmi prevoza.

Preverite tudi, kako zmanjšati stroške službenih poti.

Varnost in udobje zaposlenih med prevozom

Pri organizaciji službenega dogodka želite, da je prevoz urejen tako, da se zaposleni z njim čim manj ukvarjajo. Zato poleg logistike in cene upoštevajte tudi varnost ter udobje med potjo.

Pri izbiri storitve preverite, da prevoz poteka z ustreznim vozilom in v skladu z zahtevami, ki veljajo za takšno vrsto prevoza. Če gre za daljšo pot, se s ponudnikom pogovorite tudi o predvidenem poteku in morebitnih postankih.

Udobje je pogosto povezano z zelo praktičnimi stvarmi. Če se skupina dve ali tri ure vozi z veliko količino prtljage, je pomembno, da ta ne zmanjšuje prostora za potnike. Če se po športni aktivnosti vračate pozno popoldne ali zvečer, pa je še toliko bolj prijetno, če je povratni prevoz vnaprej organiziran in zaposlenim ni treba razmišljati o vožnji z lastnimi avtomobili.

Komunikacija z zaposlenimi pred odhodom

Tudi najbolj natančno organiziran prevoz ne pomaga veliko, če zaposleni ne vedo, kje in kdaj jih kombi čaka. Nekaj dni pred dogodkom zato vsem pošljite kratko in jasno obvestilo z bistvenimi informacijami. Ni treba pripravljati dolgih navodil. Zaposleni morajo predvsem vedeti, kdaj morajo priti, kje je zbirno mesto, kdaj je predviden odhod in ali morajo upoštevati kakšno posebno navodilo glede prtljage oziroma opreme.

V obvestilu naj bodo jasno navedeni:

• datum ter ura zbiranja in odhoda,
• natančen naslov oziroma opis zbirnega mesta,
• osnovna navodila glede prtljage,
• okvirni čas povratka,
• kontakt osebe, ki vodi organizacijo.

Če pride do spremembe, jo sporočite po istem komunikacijskem kanalu, ki ste ga uporabljali prej. Tako zmanjšate možnost, da bi polovica skupine gledala staro elektronsko sporočilo, druga polovica pa nove informacije iskala v skupinskem klepetu.

Kaj preveriti tik pred team buildingom in na dan odhoda

Dan ali dva pred dogodkom še enkrat preverite najpomembnejše podatke. S ponudnikom potrdite datum, uro, lokacijo odhoda, destinacijo in dogovorjeni povratek. Če se je spremenilo število udeležencev ali količina prtljage, to sporočite pravočasno.

Na dan dogodka naj bo oseba, ki skrbi za organizacijo, na zbirnem mestu nekoliko prej. Pri sebi naj ima kontakt ponudnika oziroma voznika in informacijo o tem, kdo se bo prevoza udeležil. Tako lahko hitro preverite, ali je skupina zbrana. Vnaprej se dogovorite tudi, kaj boste naredili, če nekdo zamuja. Če veste, da mora kombi ob določeni uri odpeljati, je precej lažje ukrepati, kot če se o tem začnete dogovarjati šele takrat, ko vsi drugi že čakajo v vozilu.

Dober team building se začne že s prevozom

Organizacija prevoza na team building ni zapletena, če se je lotite dovolj zgodaj in imate zbrane prave informacije. Najprej določite število udeležencev in potrebe skupine, nato izberite ustrezno vozilo in ponudnika, pripravite realno časovnico ter zaposlenim pravočasno sporočite vse podrobnosti.

Rezervirajte kombi prevoz za tram building

Dobro organiziran kombi prevoz na team building vam predvsem odvzame del logističnih skrbi. Namesto usklajevanja več avtomobilov, voznikov, parkirišč in različnih časov prihodov se lahko osredotočite na sam dogodek. Če prevoz rezervirate pravočasno in ponudniku že ob povpraševanju sporočite število zaposlenih, termin, destinacijo ter posebne zahteve, boste veliko lažje našli rešitev, ki ustreza vašemu programu in skupini.