Kako se pripraviti na poslovno potovanje?

Poslovno potovanje je odlična investicija za uspešno prihodnost podjetja! Pa je res tako?

Kvalitetni in dolgoročni poslovni stiki predstavljajo enega izmed temeljev uspešnega delovanja podjetja. Pomembno je ohranjanje stikov z obstoječimi poslovnimi partnerji, kot tudi vzpostavljanje novih poslovnih vezi. Ne glede na to, za kakšno obliko sestanka se odločimo, pa na končni uspeh vplivajo številni dejavniki. Na nekatere dejavnike ne moremo vplivati, medtem ko na nekatere lahko. V nadaljevanju sem povzela korake časovno in finančno učinkovite priprave na poslovno potovanje, ki pripomore k večjemu uspehu sestanka.

Dolgoročno načrtovanje poslovnih potovanj

Načrtujete za nekaj mesecev vnaprej!  Ja, tudi v “teh” časih. Najprej oblikujte načrt obiskov poslovnih partnerjev, ki je skladen s strategijo podjetja. Pri pripravi načrta razmišljajte širše. Razmislite kako lahko povečate uspeh poslovnega obiska. Je bolj učinkovito, da se na poslovni sestanek odpravite sami? Ali ste lahko uspešnejši, če povabite strokovnega sodelavca ali vašega šefa? Je vaš kontakt odločevalec? Je potrebno razmisliti o zamenjavi kontakta? Ko odgovarjate na zgornja vprašanja, ne pozabite, da je poleg ohranjanja obstoječih poslovnih vezi pomembno vzpostavljanje novih poslovnih kontaktov.

Usklajevanje in načrtovanje službenih poti

Ko v podjetju potrdite načrt poslovnih srečanj, začnite s planiranjem službenih poti. Če vam poslovni načrt in narava dela dopuščata, načrtujte obiske poslovnih partnerjev izven visoke sezone. Cene namestitvenih in prevoznih storitev so prilagojene povpraševanju, zato so v obdobju nižje sezone cene ugodnejše. Pri planiranju sestankov na več lokacijah v mestu in pri izbiri namestitve je za učinkovito izrabo časa pomembno natančno planiranje poti. Preden se odločite za rezervacijo hotela, vedno dobro preverite lokacijo vseh predvidenih aktivnosti in se tako izognite nepotrebni izgubi časa za prevoz po mestu. Če vam primanjkuje znanja ali energije za iskanje najbolj optimalne rešitve vam lahko pri organizaciji poslovnih potovanj pomaga izkušena Go Green ekipa.

Podrobnejši načrt poslovnega potovanja

Pri načrtovanju upoštevajte, da lahko v enem dnevu obiščete večje število poslovnih partnerjev.  Pazite, da v načrt vključite dovolj časa med posameznimi sestanki, da se lahko brez nepotrebnega hitenja zapeljete z enega dela mesta v drugega. Pri potrjevanju časovnice upoštevajte, da se lahko predvideni čas trajanja sestanka skrajša ali podaljša. Nujno vključite čas za kvalitetno prehrano in pretehtajte opcijo, da poslovne partnerje povabite na poslovno kosilo ali večerjo ter tako v neformalnem okolju lažje sklenete poslovne dogovore.

Dejavnosti v tednu pred odhodom na službeno pot

V zadnjem tednu pred dogovorjeno službeno potjo s poslovnim partnerjem potrdite lokacijo, dostop do lokacije, datum, uro in trajanje sestanka. Preverite telefonsko številko, na katero bo poslovni partner pred dogovorjenim sestankom dosegljiv. V primeru nejasnosti ali zamude si boste hvaležni, da ste vse kontakte sistematično shranili v telefonski imenik. S poslovnim partnerjem uskladite teme in določite potek sestanka ter poskrbite, da so informirani vsi povabljeni udeleženci.

Na poslovno potovanje se odpravite brez dodatnega stresa

Kljub temu, da ste upoštevali vse korake se lahko zgodi, da na poti ne gre vse tako kot je bilo načrtovano. Ne skrbite! V tem primeru se pokaže dodana vrednost Go Green storitve prevozov. Profesionalni voznik ob potrditvi prevoza preverijo predvidene lokacije in poti. Zato ste lahko na poslovnem potovanju popolnoma sproščeni, saj boste ob pravem času na pravem mestu. Čas, ki bi ga sicer namenili iskanju lokacije in vožnji, pa namenite poslušanju glasbe in umiritvi misli pred sestankom.

Če sem se na začetku spraševala, če je lahko poslovno potovanje odlična investicija za uspešno prihodnost podjetja. Lahko sedaj zaključim: Kvalitetno pripravljeno poslovno potovanje je odlična investicija za uspešno prihodnost podjetja.

Avtor: Nina Stadler, nina.stadler@go-green.si